במיילים הולכים ומצמצמים את היקף הפיילוט. שווה שיחה בינינו.

 

 

 

אורית קוטב | המשנה לפרקליט המדינה (עניינים אזרחיים)

טלפון: 02-6466582  פקס' 02-6467918 דוא"לoritc@justice.gov.il

_________________________________

פרקליטות המדינה    <image003.png>     <image004.png>

 

 

 

From: Shirly Englard
Sent: Sunday, April 23, 2017 4:43 PM
To: Nadav Brenner; Zion Iluz; Cohavit Nezah Dolev; Liora Havilyo; Eytan Lederer; Chaya Sudry; Israel Blum; Kamel Atila; Elad Rozental; Rachel Shilanski
Cc: Orit Cotev; Yariv Regev; Sharon Hoash Eiger
Subject: RE: נוהל עבודה אחיד - ממשיכים קדימה

 

הי,

 

הפיילוט שלנו בנושא תיקי אגרה הוחל רק ביחס לתיקי אדישות, ביחס לתיקים שבהם מגישים עמדה ומחולקים לטיפול מתמחה/פרקליט נפתח תיק נייר.

 

בנוסף לסוגי התיקים שמנית אפשר להציע שלא לפתוח תיקי נייר ביחס לתיקים שיוצאים למיקור חוץ – כמו תיקי נכים, וכן ביחס לתיקים שיוצאים לטיפול ענבל.

 

תודה,

שירלי

 

שירלי אנגלרד | פרקליטת מחוז מרכז (אזרחי)

בית קרדן, דרך מנחם בגין 154, תל אביב 6492107

טלפון: 073-3736367 דוא"ל: shirlye@justice.gov.il

_________________________________

פרקליטות המדינה         

 

From: Nadav Brenner
Sent: Monday, April 03, 2017 1:40 PM
To: Zion Iluz; Cohavit Nezah Dolev; Shirly Englard; Liora Havilyo; Eytan Lederer; Chaya Sudry; Israel Blum; Kamel Atila; Elad Rozental; Rachel Shilanski
Cc: Orit Cotev; Yariv Regev; Sharon Hoash Eiger
Subject: נוהל עבודה אחיד - ממשיכים קדימה

 

שלום לכולם,

 

מצ"ב המצגת בעניין "נוהל עבודה אחיד", כפי שהוצגה ביום רביעי שעבר.

 

לטובת המשך התהליך, אני מצרף גם סיכום תמציתי של עיקרי הדברים בהקשר זה ( - סיכום שאינו תחליף כמובן לסיכום המלא שייצא בהמשך מלשכת המשנה לפ.מ. (עניינים אזרחיים)).

 

טיוטת נוהל עבודה אחיד:

·         טיוטת הנוהל תופץ בהקדם למנהלי היחידות לסבב הערות ראשוני.

נבקש כי לעת הזו טיוטת הנוהל תופץ למנהלים הבכירים בלבד ולא בתפוצה רחבה במחוזות; בשלב בו אנו נמצאים בפרויקט וכאשר עוד צפויים לנו מספר תהליכים משמעותיים שעשויים להשפיע על הטיוטה, וכשבכוונתנו לשלב פרקליטים שלא בדרג הניהולי בחלק מן התהליכים, נראה לנו נכון שלא להציג את טיוטת הנוהל בתפוצה רחבה, באופן שעלול להיתפס כ"הנחתה" של נוהל נוסף.

·         לאחר הפצת טיוטת הנוהל נבקש כי תקיימו ישיבות עם צוות מנהלים מצומצם ביחידה לגיבוש הערותיכם לנוהל. כמו כן, יתואם עם כל מנהל יחידה (ומי מטעמו) מפגש לדיון בהערות לטיוטה.

·         הטיוטה תעודכן בהמשך באופן "מתגלגל" - בין היתר על-בסיס החלטות מקצועיות שתתקבלנה וגם על רקע אילוצי תוכנה.

·         כאמור, טיוטת הנוהל תועבר בשלבים מאוחרים יותר גם להערות מנהלי הדרג התיכון ולמזכירות הראשיות.

·         נוהל העבודה האחיד הינו נוהל שישרת את הפרקליטים והמזכירות כאחד; לא יהיו נהלים נפרדים לקבוצות העובדים השונות.  

·         הובהר כי ליחידות המטה יהיו פרקים נוספים, מותאמים, בנוהל עתידי.

 

 

פיילוט תיקים דיגיטליים:

·         במסגרת נוהל העבודה האחיד צפויה להיקבע רשימת תיקים שינוהלו בלעדית בתנופ"ה.

·         בתיקים אלו המזכירות לא תיפתח תיק נייר כלל (גם לא כריכה).

·         יש להבהיר למזכירות, לפרקליטים ולמתמחים שכלל הנהלים הנוגעים לניהול תיק בתנופ"ה חלים על תיקים אלה.

·         יש להבהיר למזכירות, לפרקליטים ולמתמחים את החשיבות היתרה בהקפדה על תיעוד בתנופ"ה של מסמכים לא סרוקים (תיק רפואי; תיק אישי וכד').

·         קבוצת התיקים המוצעת כעת היא:

תיקי אגרה (גם תיקים בהם המדינה צד וגם תיקים בהם המדינה איננה צד ומוגשת הודעת אדישות); תיקי מעמד אישי-אבהות/אמהות; תיקי מעמד אישי-גיל; תיקי מסים-גבייה; תיקי עבודה-גזזת; תיקי מיקור חוץ ללא פיקוח.

הצעה זו אושרה על-ידי חברי פורום הנהלה אזרחית לצורכי הפיילוט.

·         בהתאם להערה בדיון הוסרה מהרשימה המוצעת, לעת הזו, קבוצת התיקים של: תיקי עבודה-עבודת נשים. נוכח ההערה בדיון תתבצע בדיקה מול ראשי התחומים הרלוונטיים לעניין היקף התיקים בקבוצה זו.

·         מנהל יכול להחליט (בשלבים השונים של ניהול התיק) כי תיק פרטני אינו מתאים לניהול ללא נייר. במקרה זה יש לבצע תרשומת בתנופ"ה המפרטת אודות החלטה זו. לצורך בקרה על הפיילוט אשמח אם תעדכנו אותי בהחלטות אלו.

·         במהלך שנת 2017 נבצע פיילוט בחלק מן היחידות על קבוצת התיקים המוצעת. בין מטרות הפיילוט: לבדוק התאמת התיקים לניהול ללא נייר; לבדוק אילו מנגנוני בקרה צריכים לקבוע בתיקים אלו (בשים לב, בין היתר, לכך שמדובר לרוב בתיקי מתמחים); לבדוק האם פתיחת כריכת נייר על-ידי המזכירות נדרשת והאם תסייע בצמצום תקלות; בתיקי מיקור חוץ – לבדוק הממשק עם המזכירות עד לקבלת ההחלטה על הוצאה למיקור חוץ, למשל האם המזכירות יכולה ללמוד לזהות את התיקים הפוטנציאליים כבר בשלב ההקצאה ולהימנע מפתיחת תיק נייר?

·         הפיילוט יבוצע כך (אם יש שינויים  - אנא עדכנו):

o        פמ"מ - תיקי אגרה; תיקי מעמד אישי-גיל. החלטות לגבי תיקים אלו נקבעו כבר בנוהל העבודה היחידתי. (שירלי - אנא אשרי כי מדובר בכל תיקי האגרה ולא רק בתיקי אדישות ועדכני האם ניתן להרחיב אצלכם את הפיילוט לקבוצות תיקים נוספות.)

o        פמ"ח - הפיילוט יחל לאחר פגרת הפסח על כל קבוצת התיקים המוצעת. (איתן לשיקולך האם בפעימה אחת או בהדרגה. אנא עדכן.)

o        פמ"י - הפיילוט יחל עם העלייה לתנופ"ה על כל קבוצת התיקים המוצעת. (כוכבית - כפי שצויין בדיון אנא שלבי הנחיה בעניין זה במסגרת הנוהל היחידתי; כמו כן אנא עדכני האם מעוניינת לבצע בפעימות.)

o        פמ"ד - ציון אנא עדכן באילו קבוצות תיקים תוכלו לבצע את הפיילוט.

·         ממשק עם יחידות המטה בעת העברת תיק לצורכי ערעור: בעניין זה תתבצע חשיבה משלימה לקביעת הנהלים. לעת הזו, ובין היתר משטרם ניתן מענה לפער בתנופ"ה ובנט-המשפט, בכל ערעור/המלצה לערעור המחוזות יעבירו למנהלי יחידות המטה תיק נייר מסודר.

 

מסלולים:

·         הפורום אישר את ההצעה לחלוקה למסלולים הבאים: אזרחי, מנהלי, פיסקאלי ותיקי נושא.

·         תתבצע חשיבה משלימה לעניין מסלול "הליכים יזומים". על-פני הדברים ובטרם סיכום – נראה כי ניתן יהיה לעשות שימוש במסלול של תיקי נושא עבור קבוצת תיקים זו.

·         בקרוב תחל עבודת אפיון של כל מסלול מול מנהלי המחלקות וראשי התחומים במחוזות. הדברים יתואמו כמובן עמכם, ועם מנהלי יחידות המטה, המזכירות הראשיות וגורמי המחשוב.

o        במסגרת זו תידון, בין השאר, השאלה: לפי מה נפתח המסלול במזכירות - האם לפי סמל תיק או לפי מהות?

 

נהלי פתיחת תיק - על מה פותחים תיק?:

·         התקיים דיון בעניין המקרים בהם פותחים תיק ("שיפוטי" ו"לא שיפוטי") ולעניין על מה לא פתוחים תיק. (שקפים 10-11-12).

·         יתקיים דיון משלים לעניין המקרים המיוחדים (שקף 13). אתם מוזמנים להעיר הערות כבר כעת ומכל מקום יועבר אליכם להערות במסגרות טיוטת הנוהל הארצי ונדון בכך במפגשים שייקבעו עמכם.  

·         עבור תיק "שיפוטי":

o        יבוצע תיקון של הנוסח המוצע והדגש יושם על המצאה לפרקליטות (ולא על הגשה לבית המשפט).

o        תנוסח תוספת עבור מקרים בהם נשקלת התייצבות של המדינה בתיק מבלי שניתנה החלטה שיפוטית בעניין.

·         עבור תיק "לא שיפוטי":

o        תנוסח תוספת עבור "מכתבי דרישה" (שלב מקדים ל"מכתב התראה טרום תביעה"; מכתב שמתקבל בפרקליטות ובו מתארים התנהלות לקויה לכאורה של רשות ודורשים תיקון העוולה).

o        תוסר חלופת הסל המופיעה בתחתית שקף מס' 11.

o        תנוסח הערה בדבר ניהול מסמכים בלשכת מנהל היחידה:  הובהרה החשיבות שבתיעוד כל פנייה למנהל היחידה; לצד זאת הובהר כי לא כל פנייה מתאימה לניהול בתנופ"ה (למשל ענייני כוח אדם). סוכם כי לצורך כך נכון לעשות שימוש בדוק-סנטר לשכה וביחידות בהן אין שימוש במערכת זו העניין יקודם בתיאום עם יחידת הניהול ואגף המחשוב.

·         על מה לא פתוחים תיק:

o        תנוסח תוספת עבור תיק שמומצא לפרקליטות ושמדינת ישראל נתבעת בו – אך הפרקליטות לא מטפלת בסוג תיקים זה (תיקים שמטופלים על-ידי לשכות רווחה/ המשרד להגנת הסביבה וכד').

o        סוכם כי לא יפתח תיק חדש עבור תביעה שכנגד. בשל החשיבות במעקב אחר הליכים אלו (הן בשל תשומות שנדרשות מהפרקליט והן במסגרת ניהול כללי של ההליכים היזומים) יינתן חיווי לתיקים אלו. סוכם כי במקרה זה קיים ככל הנראה תמריץ מספק לפרקליט לעדכן בקיומו של ההליך ובכך לוודא שאכן ייעשה שימוש בחיווי.

 

תנופ"ה - בדרך לסביבת עבודה ידידותית יותר:

·         סוכם (מחדש) כי בתצורה הנוכחית אין הצדקה לחוצץ האזרחי.

·         סוכם עקרונית על השדות שיופיעו במסך הכריכה (שקף 5). במסגרת אפיון המסלולים השונים יכול שייערכו שינויים נוספים.

 

ענייני מחשוב נוספים:

·         תיבדק אופציה לפתוח עבור מנהלי היחידות שטרם עלו לתנופ"ה סביבת טסט.

·         תיבדק אופציה לערוך הצגה של מערכת תנופ"ה למנהלי יחידות המטה כדי לאפשר להם היכרות עם המסכים הקיימים ובהמשך לאפשר להם להיות שותפים מלאים יותר לתהליכי האפיון.  

·         ייבדק הנושא של קידום הרשאות לנט-המשפט ועמדות צפייה בתנופ"ה ביחידות המטה.

·         הטמעה של דוק-סנטר לשכה אצל מנהלי היחידות.

 

 

בברכה,

נדב