שלום לכולם,
עם העלייה למערכת הדיווח העצמי להלן הנחיות לכניסה וניווט :
*יש להכניס את הכרטיס החכם לקורא הכרטיסים וללחוץ על הקישור+CTRL
https://ofan.merkava.gov.il/irj/portal
, יפתח מסך פורטל מרכבה, יש ללחוץ על לשונית
משאבי אנוש - מערכת נוכחות ולבחור בחודש הרלוונטי לדיווח הנוכחות.
* במסך הראשי יש למלא בשדה "ק"מ בעיר" - זכאות חודשית לק"מ עפ"י
רמת אחזקת הרכב.
רכב אישי ללא החזר ביטוחים ורשיון רכב - 250 ק"מ
רכב שירות א' הכולל החזר ביטוחים ורשיון רכב - 375 ק"מ
רכב שירות ב' - 500 ק"מ
עובד לא זכאי לדווח יותר מ-500 ק"מ נסיעות בתפקיד בעיר, כל ק"מ מעבר ידווח כנסיעה בתפקיד, במסך אש"ל (רלוונטי לעובדים אשר מקבלים רכב שירות ג' או ד').
*
תיקון נתוני נוכחות - במקרים בהם חסרים דיווחים ונדרש עידכון כגון: חסרה החתמה של יציאה בתפקיד או כניסה בתפקיד / הוחתמה בטעות כניסה במקום יציאה ולהיפך/ צורך בהוספת שורה,
יש ללחוץ על לחצן השעון
הממוקם
מימין לתאריך. בצידו הימני של המסך יוצגו נתוני מקור (שעון נוכחות), בצידו השמאלי של המסך ניתן לבצע עדכון / הוספה לנתוני המקור.
ראשית יש ללחוץ על "העתקה מנתוני מקור" להעתקת הנתונים ורק לאחר מכן להוסיף נתונים לפי הצורך, ע"מ להזין שעות יש לבחור את השדה המתאים, למחוק את הנקודתיים ולרשום את השעה ברצף
.
בעמודת סוג דיווח יש לבחור מתוך הרשימה את האירוע הרצוי , בעמודת הערות יש להוסיף הסבר מילולי. יש לשמור את הנתונים ע"י לחיצה על "אישור".
במידה ומעוניינים למחוק שורה קיימת שהזנתם בטעות יש לסמן את השורה ואז ללחוץ על "מחיקת שורה".
לצורך חידוד הנהלים - עובד זכאי לקבל את
שעות העבודה בבית רק לאחר השלמת שעות התקן באותו היום. באחריות העובד לבצע השלמת שעות ליום התקן ולאחר מכן לדווח את שעות העבודה בבית.
עובד שלא יעשה את ההשלמה , הדו"ח ידחה והעובד יתקן אותו עפ"י ההוראות.
לאחר אישור הנתונים, לחצן עדכון וסגירת היום ישתנה ויופיע כך -
.
בהיעדרות יום מלא יש לבחור בעמודת סוג דיווח מתוך הרשימה את האירוע הרצוי . אין צורך להזין שעות.
ישנה אפשרות לבחור בסוג "דיווח גורף" אם מעוניינים למלא היעדרות מסוג חופשה/ מחלה/מילואים וכד' למספר ימים.
*
כוננויות - פרקליטים זכאים ל- 5 ימי כוננות בימי חול וסופ"ש אחד - שני כוננויות בשישי ובמוצ"ש עפ"י הכללים של 4 שעות ביום שישי ו- 3 שעות במוצ"ש ובחורף לחילופין.
יש למחוק את הנקודתיים ולהזין את שעות הכוננות בעמודה הרלוונטית. (יום שישי החל מ-12:00 ועד 16:00 , מוצ"ש החל מ-20:00 ועד 23:00 ).
*
הנחיות למילוי דיווחי נסיעות ואש"ל - מסך האש"ל יפתח בהתאם להגדרות וההרשאות של כל עובד במערכת המרכב"ה.
יש ללחוץ על לחצן
הממוקם
מימין לתאריך ואז יפתח חלון דיווח אשל ונסיעות.
עובדים הגרים מחוץ לעיר ולא מקבלים חופשי חודשי , עליהם לדווח כל יום את הנסיעות מהבית לעבודה. יש לסמן
במידה
ובוצעה באותו היום נסיעה למקום העבודה הקבוע.
שדה זה יוצג רק לעובדים המורשים לדווח נסיעה מהבית לעבודה.
נסיעות בתפקיד - יש להזין את סכומי הנסיעה בתחבורה ציבורית : עירוני/בינעירוני.
עובד שאושר לו במסגרת בקשת השתלמות ללימודים נסיעות, יזין את סכומי הנסיעה בתחבורה ציבורית בשדה לימודים.
בשדה נסיעה מעל 10 ק"מ, יש לסמן את הריבועית
רק במקרה בו העובד נסע בתפקיד, מעל 10 ק"מ. חובה לציין בשדה מטרת הנסיעה (במלל חופשי) את
מסלול הנסיעה ומטרת הנסיעה .
במידה ועובד נסע מעל 10 ק"מ בתפקיד ושהה למעלה מ-4 שעות בתפקיד יהיה זכאי לארוחה (תעריף א') , הזכאות לתעריף מחושבת עפ"י סך השעות בתפקיד.(למעלה מ-4 שעות -תעריף א', למעלה מ-8
שעות - תעריף ב', למעלה מ-12 שעות - תעריף ג').
כדי לקבל את התעריף, יש לבחור את הזכאות המגיעה לך בכפתור הבחירה בשדה אשל. (בהתאם לזכאות, כפתור הבחירה יהיה בצבע לבן ולא אפור).
*
דיווח היעדרות - כל עובד שדיווח על ימי מחלה מחויב להעביר לח"מ את טופס המחלה המקורי, דוח של עובד שלא המציא כנדרש את תעודת המחלה, יבוצע ניכוי חופשה. במידה ולא עומד לזכות העובד ימי חופשה במכסה יבוצע לו
ניכוי שכר.
כמו כן, בקשות לחופשה יש למלא ולהעביר מבעוד מועד לאישור ממונה.
* כל עובד אשר יוצא במהלך היום מהעבודה מסיבה פרטית
מחויב להחתים שעון נוכחות כניסה ויציאה, אין הפסקות בשירות המדינה. עובד שמדווח כאמור לעיל מבוטח בביטוח תאונות עבודה (ביטוח לאומי).
*
חובת החתימה בשעון הנוכחות חלה על כל העובדים בעת כניסה ויציאה מהעבודה, עובד אשר שכח את כרטיס הנוכחות, ידווח את שעת ההגעה בעת הכניסה למשרד ואת שעת היציאה ממנו , באותו היום לח"מ באמצעות מייל. מיילים אלו יהוו גיבוי.
לא יתקבלו הצהרות רטרואקטיביות , בגין אי החתמת שעון נוכחות .
בסיום הדיווח ניתן לבצע בדיקה ע"י לחיצה על לחצן בדיקת הזנות. יפתח חלון המציג את מספר השורות השגויות :
-
אזהרה בלבד (לדוגמא: אי השלמת שעות התקן)
-
חובה לתקן את השגיאה (לדוגמא: חסרה שעת יציאה).
שמירת הדו"ח ושליחתו לממונה
- בסיום מילוי הדו"ח יש לשלוח לממונה לאישור. שליחת הדו"ח תתבצע ע"י לחיצה על לחצן "שמירה ושליחה".
לאחר אישור הדו"ח ע"י הממונה - תתקבל הודעה בדואר אלקטרוני,אשר מעידה על אישור.
במקרים שבהם הדו"ח נדחה - תתקבל הודעה שסטטוס הדיווח נדחה ע"י המנהל וסיבת הדחיה תוצג בדו"ח בלחיצה על לחצן " פירוט סיבת דחייה".
במקרה זה, יש לתקן ולשלוח מחדש.רוב העובדים כבאני אעבור בין החדרים, כפי שכבר התחלתי לעשות, על מנת לסייע בהטמעת התוכנה.
***החודש נא לקרוא לי לפני שליחת הדו"ח לממונה ,ע"מ שנמנע החזרות מיותרות.
שיהיה בהצלחה!
שבוע טוב,
לימור