שלום לכולם,

 

לאחר שיחה שקיימתי עם נדב אני מעלה על הכתב את עיקרי מחשבותיי ותובנותיי בעניין בכדי שעליהם תוסיפו מניסונכם.

 

אעשה שימוש במונחים בטבלת האקסל המצורפת למייל המקורי :

 

חלוקה נושאית ושלבים בטיפול בתיק בתוך חלוקה זו בחלוקה זו:

 

1.      תיק מס הכנסה:

a.       הוגשה הודעת ערעור (022)

b.      הוגשה הודעה מפרטת נימוקי שומה  (2014) – מעוניין שהמזכירות תקבל עותק word  של נימוקי השומה שהוגשו ותזין למערכת

c.       הוגשה הודעה מפרשת נימוקי ערעור (0305) – אצלנו ברוב המקרים התיק מחולק לפרקליט רק בשלב זה  למעט מקרים חריגים בהם יש צורך להקצאה מוקדמת יותר

d.      קדם משפט דיווח תוצאות (0004)

e.      תצהירי מערערים  (0285)  ישנם מקרים בהם יתהפך הנטל ואנו נפתח בהבאת הראיות

f.        תצהירי משיב (2007)

g.       קדם מסכם (דיווח תוצאות 0004)

h.      הוכחות:

i.         סיכומים (בע"פ/בכתב) (006) הוגשו סיכומים (0292)

j.        ממתין לפסק דין

k.       פסק דין ודיווח רגיל כמו כל תיק אזרחי

2.      תיקי מע"מ ומסמ"ק:

a.       הוגשה הודעת ערעור (022)

b.      הגשת כתב תשובה (ללא תצהיר ) זו הפרקטיקה הנהוגה בירושלים (2006)

c.       קדם משפט דיווח תוצאות (0004)

d.      תצהירי מערערים  (0285)  ישנם מקרים בהם יתהפך הנטל ואנו נפתח בהבאת הראיות

e.      תצהירי משיב (2007)

f.        קדם מסכם (דיווח תוצאות 0004)

g.       הוכחות:

h.      סיכומים (בע"פ/בכתב) (006) הוגשו סיכומים (0292)

i.         ממתין לפסק דין

j.        פסק דין ודיווח רגיל כמו כל תיק אזרחי

3.      תיקי מכס: תיקי מכס מתנהלים כמו כל תיק אזרחי רגיל בהתאם לסדרי הדין הרגילים אני לא מוצא הבדל משמעותי שמצריך שינוי כל שהוא במערכת.

4.      תובענות יצוגיות בענייני מס – הניהול כמו תובענה יצוגית אחרת

5.      תיקי שונות: בנוסף ישנם תיקים שעוסקים בנושאי מס שאינם שומות ישנם שני סוגי תיקים עיקריים כאלו שברוב המקרים מנוהלים על ידי מתמחים למעט מקרים חריגים בהם עולה נושא בעל השפעות רוחב:

a.        תיקי המצאת מידע מרשות המיסים למרות הוראות הסודיות הקבועות בחוקי מס למעשה מדובר בתיק שאיננו צד לו והתערבותנו נעשית במסגרת בקשה לביטול החלטה שכבר ניתנה או במקרה הטוב כתגובה לבקשה לעיון בחומרים שנמצאים בידי רשות המיסים.

b.      תיקי גביה: תיקים בהם מתבקשים סעדים הצהרתיים ביחס ליכולת של רשות המיסים לגבות מס בעילות שונות.

אצלנו לפחות אני לא חש בצורך לפתוח לסוג זה של תיקים מסלול נפרד ומיוחד

 

 

לכל תיקים אלו רלוונטיים ההליכים האזרחיים הרגילים כגון: בש"א במגוון נושאים, בקשה לביטול החלטה במעמד צד אחד, בקשות דחייה ואורכה, המלצה לערעור, ובקשות לעיכוב ביצוע.

בתיקי המס העוסקים בשומות אני סבור כי בכריכה יש להזין את שם המפקח מוציא השומה ופרטיו כגורם המטפל במקום משרד ממשלתי

 

"סיבת סגירה" הייתי מוסיף בתיקי מס סיבת סגירה של השבה לשלב ההשגה

 

הגבלת עיון: שוחחתי בעניין עם פרקליטת המחוז אנחנו סבורים כי יש להגביל את העיון לפרקליטי מיסים ולא לפרקליט המטפל בלבד.

 

"תמונת מצב":  אין הערות

 

אלו הערותי אני מניח וגם יודע כי במחוזות אחרים התיקים מתנהלים אחרת (כך להבנתנו אצל השופט אלטוביה העד נחקר בחקירה ראשית חלף הגשת תצהיר) וכלן אני מניח כי הדברים כאן רלוונטיים באופן חלקי בלבד.

 

רועי

 

 

 

 

שלום לכולם,

 

עדיין ממתינים בציפייה רבה להערותיכם לרשימות שהופצו אליכם.

ככל שהעיכוב נבע עד כה מאי-אילו פערי הבנה – הרי שנדמה לי שלאחר השיחות שקיימנו בשלה העת להתייחסותכם.

 

אנא פתחו את המייל שנשלח אליכם בסוף חודש אפריל, עיינו בקבצים השונים והעבירו לחברי הקבוצה את התייחסותכם.

זה לא ידרוש מכם הרבה זמן וצפוי לסייע בעבודתכם ובעבודת הפרקליטים כולם.

 

כפי שכתבתי וציינתי בשיחותיי עמכם – אין לנו גמישות רבה בלוחות הזמנים ושלב הפיתוח והתכנות מתוכנן להתחיל בקרוב מאוד.

 

נכון, תמיד אפשר יהיה להשמיע בעתיד טיעונים מן הסוג של "תנופ"ה לא ידידותית למשתמש" ו-"למה לא שיתפו אותנו בתהליך";

אבל יש גם דרך נוספת - והיא לשתף בהצעותיכם הטובות כבר בשלב זה.  

 

בברכה,

נדב

 

 

 

בוקר טוב,

 

לצד הסוגיות שבמייל הקודם אבקש את התייחסותכם גם לעניין נוסף שנבחן (שוב?) כעת והוא ההרשאות לעיון בתיקים:

 

למיטב ידיעתי, המצב הקיים כיום, במרבית היחידות, הוא שהתיקים הפיסקאליים פתוחים לעיון של כל הפרקליטים והמתמחים.

כך ביחידות שעובדות עם ניהול מסמכים וכך גם ביחידות שעובדות בתנופ"ה (למעט יחידות בהן יש הגבלת הרשאה של המתמחים לתיקי מתמחים בלבד ולתיקי המאמנים).

ביחידות בהן עובדים עם תיקיות אישיות ב-W – האפשרות לעיין בתיקים נגזרת מהחלטה אישית של כל פרקליט האם להפוך את התיקייה שלו לפומבית או להגביל את הכניסה אליה.

 

השאלה של הרשאות העיון בתיקים מתעוררת כאמור מחדש במסגרת הפרויקט הכללי של נוהל עבודה אחיד.

הדיון על ההרשאות רלוונטי לכל מהויות התיקים (ויש למשל שסוברים שנכון להגביל תמיד את יכולת העיון של המתמחים בתיקים) אך מתעוררת ביתר שאת בהקשרם של תיקי המעמד האישי ושל התיקים הפיסקאליים.

 

אשמח לקריאת כיוון ראשונית שלכם בכל הנוגע לתיקים הפיסקאליים -

האם, על-פני הדברים, נכון להגביל ההרשאה לעיון בתיקים פיסקאליים? האם החיסיון של הליכים אלו כקבוע בחוק מחייב הגבלת ההרשאה והמצב הנוהג "אינו תקין"?

ככל שנכון/מתחייב להגביל העיון – האם נכון שההרשאה תעשה באופן פרטני לכל תיק (בשלב הקצאת התיק לטיפול או להופעה), או שניתן להגביל ההרשאה לקבוצת העוסקים בתחום ולמזכירות?

האם ידוע לכם כיצד נוהגים בהקשר זה במשרדים פרטיים? ברשות המסים?

 

ברור לי כי הנושא מורכב ויכול להיות שהידרשות אמיתית לנושא מחייבת מידע נוסף על מערכת תנופ"ה ופילוח של התיקים הפיסקאליים; ועדיין, ובשלב זה, אשמח – ככל שאפשרי – לתובנות כלליות וראשוניות שלכם.

 

זו גם הזדמנות להזכיר לכם כי חברי הקבוצה ממתינים לשמוע את ההערות שלכם – אז אנא אל תתביישו להיות הראשונים שמשתפים.

חלון הזמן להערות – לפני פיתוח במחשב – הינו קצר ודוחק.

 

תודה,

נדב

 

 

שלום לכולם,

 

בהמשך לשיחותיי עם מרביתכם, ובהמשך להחלטות שנתקבלו בפורום ההנהלה האזרחית, אנו מתקדמים ויוצאים לדרך באפיון המסלולים המותאמים אישית לתחומי המשפט השונים.

 

המכותבים כאן הם שנבחרו להיות שותפים לאפיון של המסלול הפיסקאלי.

המחלקה הפיסקאלית בפרקליטות המדינה תהיה מעורבת גם כן בחלק מהליך האפיון.

 

רקע קצר ועקרונות מנחים:

·         יעד עיקרי של המשנה לפ.מ. (עניינים אזרחיים) בתוכנית העבודה של שנה זו הוא עיגון של נוהל עבודה ארצי לכלל היחידות האזרחיות ויצירת מסד נתונים אמין יותר שיוכל לשמש את כלל הגורמים: מזכירות, פרקליטים ומנהלים בתוך היחידה ובמטה.

·         העקרונות המנחים שקבענו לתהליך זה הם:

o       האחדת תהליכי העבודה נועדה לטייב את הטיפול המקצועי בתיקים ולא להקשות עליו.

o       הגדרת צורך מקצועי או ניהולי היא נקודת המוצא; התשומות שכרוכות בתיעוד נתונים הינן מוגבלות וההשקעה בכך צריכה להיות מוכוונת צורך.

o       נתונים, מעצם טבעם וטיבם, אינם תחליף לשיח השוטף והבלתי אמצעי בין היחידות לבין המטה ולהיכרות המעמיקה של המטה עם תחומי הטיפול של כל יחידה. המשך קיומו של שיח זה הינו תנאי חיוני לכינון יחסי אמון ולניהול מותווה נתונים יעיל (בשונה מנתונים שמתווים ניהול).

·         לפרויקט היבטים שונים  ואנו מקדמים אותם במקביל; שוחחנו על חלקם בפגישותינו ולא אפרט הכל במסגרת מייל זה. לענייננו - חשוב להבין כי לצד ההבנה כי נוהל עבודה אחיד והזנת נתונים כרוכה במטלות לכולנו, ברור גם כי הפרויקט מהווה הזדמנות לשדרוג מערכת תנופ"ה ולטיוב הכלים הניהוליים המצויים בידיכם לשימוש יומיומי ביחידות.

·         ועוד הערה באשר לתנופ"ה: תנופ"ה הינה הפלטפורמה אך לא מדובר בפרויקט מחשובי; כפי שציינתי הטיפול בתיקים והרצון לתת כלים לניהול מקצועי יעיל יותר הם שנמצאים בבסיס הפרויקט. מכל מקום ובדגש על היחידות בהן תנופ"ה טרם הוטמעה: יתכן ובשל חוסר ההיכרות עם המערכת תרגישו שיש פער ביניכם לבין היחידות האחרות; אשתדל מאוד לגשר על הפער הזה וחשוב מאוד כי תקפידו להיות מעורבים למרות חוסר ההיכרות עם תנופ"ה וזאת על מנת להבטיח שהמערכת המשודרגת תיתן מענה גם לצרכים שלכם.

 

המסלולים - מה זה ואיפה בתוך כל הפרויקט נכנסים המסלולים?

·         המצב הקיים כיום הוא שכל תיק אזרחי שנפתח במחוז נפתח באותו אופן בתנופ"ה - המסכים זהים ולא מותאמים לתחומי המשפט השונים והשדות אופיינו ברובם על-בסיס תיק נזיקין ולא בהתאמה לתחומי המשפט השונים. (כוונתי איננה שיש אחידות בין המחוזות על מה פותחים תיק ועל מה לא - עניין זה מטופל גם כן במסגרת הפרויקט - אלא שמערכת תנופ"ה לא נבנתה באופן שמכיר בייחודיות של תחומי המשפט השונים והמגוונים המטופלים ביחידות האזרחיות).

·         המשמעות של השיטה הנהוגה הינה כי המזכירות נדרשת לברור מתוך רשימה ארוכה מאוד של חלופות – שאינן בהכרח רלוונטיות לחלק גדול מהתיקים; בהקשר שלכם – המשמעות הינה כי אין לכם כלי עבודה נוח ומותאם לתחום עליו אתם מופקדים, ובהקשר של העבודה השוטפת של הפרקליט - המסך הקיים הינו מאולץ ולא מספק לפרקליט גישה נוחה ומותאמת לתיקים בהם הוא מטפל.

·         משמעות נוספת הינה שהנתונים הניתנים לשליפה ממערכת תנופ"ה (בין באמצעות שאילתא ובין באמצעות דו"ח BI) אינם מותאמים לתחום המקצועי וחסרים עד מאוד.

·         על-בסיס האמור, ומתוך תפיסה שכלי העבודה של תנופ"ה צריך להיות נוח יותר למשתמש, בפורום ההנהלה האזרחית אושרו 4 מסלולים "חדשים" לפתיחת תיק בתנופ"ה ולניהולו: מסלול מנהלי, מסלול פיסקאלי, מסלול אזרחי (שיכלול את נזיקין, מקרקעין, חיובים, עבודה ומעמד אישי) ומסלול תיקי נושא (שיכלול גם את ההליכים היזומים). (הבהרה, בדגש ליחידות שאינן בתנופ"ה כיום: המסלולים אינם קיימים היום בתנופ"ה - זהו עניין חדש שאתם שותפים בפיתוח שלו).

·         בכל מסלול נאפיין מחדש את השדות ואת החלופות בתוך כל שדה שהמזכירות תידרש להזין; נעדכן את תבניות המסמכים; ובנוסף - נוכל לקבוע שדות או חיווים שיהיו ייחודיים למסלול. הנתונים שיופיעו על גבי המסך יותאמו אפוא בשאיפה לסוג התיק ויציגו לפרקליט ולמנהל תמונה רלוונטית יותר וידידותית יותר.

·         עבורכם כמנהלים השאיפה היא כי החלוקה למסלולים תאפשר, ביתר קלות, לקבל תמונת רוחב של התיקים שבתחום אחריותכם (הן לצרכים פנימיים והן לצורך דיונים עם רשות המסים ועם נציגי המטה) וכן תאפשר היכרות קלה יותר שלכם עם תיק פרטני בצמתים בהם נדרשת מעורבותכם. אתם צרכנים מרכזיים של המסלול, והחלוקה למסלולים באה לתת מענה לצורך שעלה בחלק ניכר מהשיחות עמכם.

להצגה תמציתית וגרפית של רעיון המסלולים ראו המצגת המצ"ב ("חלוקה למסלולים - הצגה למנהלי מחלקות וראשי תחומים").  

 

מה מתבקש מכם לצורך אפיון המסלול הפיסקאלי:

1.      היכרות עם מסך הכריכה המעודכן ומתן הערות:

·         במסגרת הפרויקט הכולל, ובין היתר על-בסיס הערות שהתקבלו מכם, אנו מתכננים לעדכן את מסך הכריכה (= המסך שרואים בתנופ"ה לאחר הזנת מס' התיק). החוצץ האזרחי במתכונתו הנוכחית יבוטל ולמסך הכריכה ייובאו שדות ממסכים אחרים. מצ"ב ("הצעה לעדכון השדות במסך הכריכה") הצגה של ההצעה למסך הכריכה המעודכן וזאת עוד קודם לשינויים בהתאם למסלולים השונים.

·        אנא העירו הערות להצעה זו (שכמובן טרם עובדה מול אגף המחשוב). אנא התייחסו לא רק לשינויים המוצעים מהמצב הקיים אלא גם לצרכים ייחודיים שלכם כמרכזי התחום הפיסקאלי. (למיטב הבנתי, תנופ"ה בגרסאותיה השונות עד היום אופיינה ללא מעורבות מספיקה של פרקליטים מהתחום הפיסקאלי; השדות הקיימים וודאי אינם מותאמים לייחודיות ההליכים שבטיפולכם. למשל, ובהמשך לשיחותיי עמכם - כיום אין שדה של סכום המס השנוי במחלוקת. זוהי ההזדמנות להציע שינויים.)

2.      הידרשות לחלופות הקיימות בשדות  והצעה לגריעה / תוספת:

·         כאמור, נדבך עיקרי באפיון המסלול הינו הידרשות לחלופות הקיימות בכל השדות, וצמצומן והתאמתן לתחום המשפט הפרטני.

·         למייל זה מצורף קובץ אקסל ובו החלופות הקיימות בשדות הבאים (ראו הלשוניות): מהות (כולל מהות משנה ותת מהות) / חיווים / שלב טיפול וסוג טיפול / סוג דיון / סיבת סגירת תיק. (בהמשך יועבר אליכם גם פירוט של כל סמלי התיק הקיימים כיום). בשלב זה איננו נדרשים למשקולות התיקים ולעדכון של שדה זה.

·        הנכם מתבקשים לעיין ברשימות השונות ולהציע את החלופות הרלוונטיות למסלול הפיסקאלי בכל אחד מן השדות הללו. המשמעות היא לומר מה רלוונטי מתוך הקיים, מה לא רלוונטי וניתן לגרוע ואילו תוספות דרושות. בהערותיכם אנו תנו את הדעת, בין היתר, לעניינים הבאים: מה חשוב לכם כראשי תחומים לדעת על תיק (הן בהיבט העומס בו מצוי הפרקליט המטפל והן בהיבט הבקרה המקצועית והיכולת שלכם להיות מעורבים בתיק בצמתים מרכזיים)? מה חשוב לפרקליט המטפל לראות במסך הכניסה לתיק? אילו נתונים דרושים לכם לצורך הממשק עם רשות המסים (ורשויות אחרות) אותה אנו מייצגים בתיקים הפיסקאליים - אילו חתכים או נתונים יכולים לסייע לכם בשיפור הממשק הזה?

o       דגשים למהויות: אנא פרטו מה כוללת מהות המשנה של "השונות" (תחת הקבוצה של פיסקאלי) היום והאם ניתן לצמצמה/ להתנהל בלעדיה. כמו כן אנא התייחסו למהות הראשית של כללי/שונות וציינו האם ניתן לייבא מתוכה למהויות הרלוונטיות למסלול הפיסקאלי. ולבסוף - אנא התייחסו לשאלה האם ישנן מהויות שלדעתכם המזכירות תתקשה בסיווג שלהן ותידרש מעורבות גדולה שלכם בעניין.

o       דגשים לסוג טיפול: התייחסותכם צריכה לקחת בחשבון כי שלב הטיפול הינו כללי ביותר וככל הנראה לא מספק (וודאי לא מותאם להליכים פיסקאליים) ואולם על מנת שהמזכירות תוכל להתעדכן בחלופות אלו נדרש עדכון רציף במהלך חיי התיק על-ידי הפרקליט המטפל. בנוסף אנא התייחסו לחלופות אלו בשים לב לאמור בסעיף 3 להלן אודות דו"ח "תמונת מצב".

o       דגשים לסיבות סגירה: בהתייחסותכם אנא הדרשו בין היתר לעניין זה - אנו מעוניינים להוריד משימות מהפרקליט המטפל ולאפשר סגירה וגניזה על-בסיס מכתב הדיווח שהפרקליט שולח לרשות המסים (או למשרד הממשלתי הרלוונטי). בהינתן שההזנה של נתוני הסגירה תיעשה על-ידי המזכירות - אנא הידרשותכם לריבוי החלופות הקיים.

o       חיוויים: אנא ציינו האם ניתן להסיט חלק מן החיוויים הקיימים לשדה "סוג טיפול" וכן אנא הציעו חיוויים נוספים למסלול הפיסקאלי. תשומת לבכם: חיוויים נוטים ליפול בין הכיסאות (שכן בשונה מהשדות המוזכרים לעיל אין מדובר בשדה חובה) ולכן יש לעשות שימוש בהם במשורה.

·        בהמשך נידרש גם לריכוז תבניות מסמכים המותאמות למסלול.

3.      היכרות עם ההצעה לדו"ח תמונת "מצב" והגדרה של הנתונים שיופיעו בו:

·         כיום, מרבית מנהלי המחלקות/ראשי התחומים במחוז מנהלים באמצעות טבלת אקסל פרטית. ההשלכות על משאב הזמן של המנהלים ושל הפרקליטים ברורות.

·         אנו מעוניינים לייצר טבלה/דו"ח כתחליף לטבלאות האישיות. דו"ח זה ינוק את הנתונים ישירות מתנופ"ה.

·         מצ"ב ("תמונת מצב בלחיצת כפתור") הצעה ראשונית ביותר של דו"ח שכזה, המדמה את "תמונת המצב" שתוצג למנהל המחלקה המתלבט לגבי הקצאת תיק בין 3 פרקליטים. בטבלה מופיעים ראשית התיקים של המחלקה של המנהל (בדוגמה: מחלקת נזיקין) ואח"כ התיקים האחרים שיש בידי כל פרקליט – ממחלקות אחרות. מובן שתידרש כאן עבודה לעניין ההצגה הגרפית של כמות תיקים גדולה.

·         השדות המופיעים בנוסח המוצע: שם התיק; מהות (ומשקל); חיווי אסטרטגי; שלב/סוג טיפול (כולל ארכות); מועד קרוב; תאריך הקצאה.  

·        הנכם מתבקשים לציין אילו שדות יכולים לשמש אתכם בטבלה שכזו (ואילו משמעותיים פחות עבורכם - שדות בהם נידרש יהיה להיכנס לתיק כדי ללמוד אודותם ואין צורך שיופיעו בטבלה). כאמור - הטבלה אמורה לייתר את הצורך שלכם לנהל טבלאות אחרות.

 

 

 

כדי שנוכל להפיק מהתובנות של כל אחת ואחד מכם, אנא הקפידו לשלוח את הערותיכם לכלל הנמענים למייל זה.

אשמח אם תתייחסו לכלל המתבקש מכם באופן סדור אך אין בכך למנוע מכם לשלוח הערות או הצעות "און-ליין" כאשר אלו מתעוררים אצלכם במסגרת העבודה השוטפת.

אנא אל תהססו לשאול שאלות ולהציע דברים החורגים מהגבולות שהוצעו במייל זה.

 

ממתין לשמוע מכם,

 

נדב