שלום לכולם,

רצ"ב סיכום של פגישת ההיכרות מיום 4/5/17, במסגרת השלב המקדים לפרויקט ההיערכות במחוז.

סיכום זה הינו לצורך התרשמות ראשונית בלבד. בהמשך, יסייע בקבלת החלטה על אופן פריסת המערכת המתאים במחוז.

הערות, תיקונים ותוספות יתקבלו כמובן בברכה.

תודה,

דודי

 

בברכה,

דודי גורדון | מנהל תחום תקשוב, יח' הניהול פרקליטות המדינה

טלפון: 02-6466041, 02-6466826; פקס: 02-6467983

דוא"ל: DudiG@justice.gov.il

__________________________

פרקליטות המדינה         

 

 

משתתפים: רינה, סיון לוי, סיון חימוביץ'. חסרה: סימה

 

1.      תחומי טיפול של המחלקה –

-         תביעות יזומות –

חשיבות אסטרטגית. תיקים אלה נפתחים במחלקה לפני שנפתח תיק בימ"ש, ונחשבים כ"רגישים" במצב הזה.

לעיתים, מחייב הטיפול צוות פרקליטים. במצב זה, ירשם התיק על כל אחד הפרקליטים, נדרש שיקוף מתאים ב- BI.

-         תחומים נוספים לדוגמא: תיקי תביעות בעלות; תיקי רשם מקרקעין; תיקי ייפויי כוח; תיקי רשלנות; תיקי עמדה

 

2.      מאפיינים מרכזיים של התיקים ואופן הטיפול בהם –

-         כמות: למעלה מ- 1,000                      

-         זמן טיפול: שנים

-         נפח גדול יחסית של תיקים. יכול להגיע לעשרות ארגזים.

-         הקצאה:  שימוש בטופס הקצאה ייעודי שהוכן במחלקה. קיים גם בעבודה של סיון עם ליאב. בין היתר, מכיל הערות של מנהלת המחלקה ושל המזכירה.

-         מידור: אין מניעה לגשת לכל המסמכים בכל תיקי המחלקה והמחוז. יוצא דופן: תיקים שעדיין לא נפתחו בבימ"ש. נדרש מידור או לחלופין – ניהול מחוץ לתנופ"ה (כמו במצב הקיים).

-         סוגי קבצים ומסמכים: חומר קודם בתיקי נזיקין ועבודה, תצ"אות, תסריטים וכיוב'. נדרשת סריקה צבעונית ומיוחדת (A3).

-         הודגשה החשיבות לסריקת המסמכים הגדולים: נשיאה, הצגה לבימ"ש, העברה לעו"ד. מחייב מערך סורקים מתאים (A3). רלבנטי גם למח' המנהלית בפמת"א וגם למחוז מיסוי וכלכלה.

-         מזכירות ראשית במחוז לא יודעת למיין את החומר המגיע למחלקה – מתייעצים עם סיון.

-         תיקים מרשות מקרקעי ישראל מתקבלים בדיסק. כתוצאה מכך, פרקליטים נדרשים להדפסה של מאות מסמכים.

-         בתיקי המחלקה יכולים להיות עניינים פיסקאליים – מחייב התייעצות עם המח' הפיסקאלית.

3.      פרקליטי המחלקה –

כ- 20 פרקליטים אליהם מעבירים את התיקים. כל הפרקליטים עושים גם תיקים של מחלקות אחרות.

 

4.      הגשות –

רוב הפרקליטים מעדיפים שהמזכירות תגיש עבורם.

 

5.      רעיונות ונושאים שעלו לדיון, לבחינה בהמשך –

-         סריקת חומרים מרשויות ומשרדים תוביל להתייעלות משמעותית. אפשרות: הקמת "חדר סריקה מחוזי".

-         נדרש פתרון לסריקת מסמכים בגודל A3 ובצבע.

-         פתרון להדפסה מהירה של מסמכים בדיסק. למשל, אפשרות להגדרת הדפסה של כל המסמכים בדיסק.

-         התייעצות בין מחלקות בפמת"א – הגדרת תהליך עבודה מתאים בתנופ"ה.

-         אופן מיון החומר ע"י המזכירות הראשית (במקום מזכירת המחלקה). למשל, עיון בהחלטה בפתקית שנרשמה ע"י ביהמ"ש (ולא עיון בכותרת בלבד), כדי לשייך לתיק הנכון.

-         כניסת מזכירה לנט-המשפט נחשבת ל- "המצאה כדין". למרות זאת, קיימת שונות בעניין זה בין המחלקות (חלק מהמזכירות נכנס לנט). נדרשת אחידות?

 

6.      תהליכי עבודה -

-         אין מסמך מובנה.

-         בשלבים הבאים של פרויקט ההיערכות, בתיאום עם פרקליטת המחוז והמשנה האזרחי, יועבר מסמך תהליכי-עבודה לדוגמא מאחד המחוזות שעלו לתנופ"ה.

 

7.      רפרנט מחלקתי – סיון.