עידכון על מסמך

                                 

סיכום דיון - ועדת היגוי שירות וייצור 31/10/2022

מצ"ב המצגת שהוצגה בדיון

סדר יום:

משימות מוועדה קודמת, שיפור מתמיד, בעיות מנוהלות, תחקור פניות, תקריות מערכתיות, מדדי בקרה (SLA), נושאים נוספים, אתגרים להחלטה, פרויקטים במיקוד.

להלן עיקרי הדברים:

הוצגו משימות מוועדה קודמת שהתקיימה ב 18/7/2022

משימה מס’ 31938 - תקלות מערכתיות בטאבו אונליין שטרם קיבלו מענה ואת אופן הטיפול בהם ד לסגירתם הסופית. צוין שהתקבלה החלטה לעבור לשרתים ייעודיים בממש"ז - השרתים ממוקמים בימים אלה ועליהם יבוצעו בדיקות שבסופם יעברו לייצור - סדר גודל של שבועיים.  שדרוג של Moj core - בוצע. שדרוג .NET  מתוכנן לספרינט הבא.

ששון מעדכן שהפיתוח קיבל משימה לעדכן את ה Moj core בכל הפרויקטים. משימה נוספת שהוטלה על הפיתוח שבכל האתרים שיש הודעות שגיאה ונרשמות בלוגים, על הפיתוח להביא ת"ע לניקוי הודעות שגיאה אלו.

משימה מס’ 31939 - להוציא סיכום בעקבות ריבוי התקלות באתרי הפטנטים בממש"ז ודיווח מסודר על סטטוס התקלה המערכתית שנוהלה כבעיה מנוהלת. דרור בן יהודה ציין שבוצעו בדיקות עומסים באתרים (Trade Marks) והיום אנחנו מבינים באיזה מסך נתקלים בבעיות, הנושא בטיפול. פירוט מלא כולל לו"ז מתועד בסגירת המשימה בAB .

משימה מס’ 31943 - ששון מבקש לייצר רשימת מוחרגים המשתמשים בשירותי ההלבנה ביחידות השונות בהקדם להעביר את כל המוחרגים לביטחון לאישור - משימה זו נסגרה. שי מעדכן שיש רשימת מוחרגים ומתקיים דיון שאמור לתת מענה לבעיה זו.

משימה מס’ 31940 -  צוין שששון ביקש להתקדם. הוחל בהרצת בדיקות. יש בעיה כרגע ב 2 מקומות - בעיית התוספים של הדוקסנטר שנמצא בשלבי QA ממתין לעלייה לייצור ובעיה נוספת היא התוסף של תנופה - זה  לא עלה בבדיקת ה QA אלה עלה כשהוחל בהרצת המדגם בפרקליטות ולכן הפריסה נעצרה. פתרון יהיה כנראה בעוד שבועיים. ברגע שיינתן פתרון  תיבדק קבוצת מדגם, יתקבלו תוצאות ואז תתקבל החלטה אם להמשיך עם Office 21. ציקי ציין שהסיבה שלא מתקדמים ביחידות אחרות היא בגלל התוספים של דוקסנטר שפרוסים רוחבית במשרד. ציקי ציין שהנושא בטיפול.

משימה מס’ 31941 - תאימות IRM  (Information Rights Management)  החלת ניהול זכויות מידע. ציקי ציין שככל הידוע לו יש פתרון של Open Text  שנפסל עקב עלותו הגבוהה. בוחנים 2 אלטרנטיבות נוספות. מתן שני ציין שחברת Vera בודקת אם יש להם API ופתרון לדוקומנטום, יש להם Plug in’s מובנים עבור סביבות שונות בעיקר בענן. מתן ציין שיש לו איתם  Session טכני בשבועות הקרובים. לחברת  SpecterXמוצר שנבדק והחברה מוכנה לבצע את ההתאמות לדוקומנטום להצפנה גם ב On prem  - מדובר במוצרים שעושים DRM הכוונה לפוליסי שעובר יחד עם הקובץ גם מחוץ לארגון. מתן ציין שמבחינתו Open Text הוא מוצר שיכול להתאים ונדרש לקבל החלטה כי להבנתו מדובר בעלות ראשונית גבוה ואח"כ התחזוקה השוטפת זולה יותר.

ציקי ציין שהנושא עלה כי אנחנו תקועים עם היכולת לשדרג את Acrobat Reader. כרגע לא יכולים להפיץ אתAcrobat  עקב ההתנגשות הזו. בסיטריקס שכן הפצנו התקלות שהיו לנו בנושא לא משתחזרות כי אין עבודה עם הIRM  בסיטריקס.

צוין שעם הIRM  עובדים במח"ש, ר"פ  וחנינות שבינתיים ירדו מההצפנה בהחלטת מנהל. ששון ציין שמשימה זו צריכה להיפתר עכשיו ולא לחכות ל 2023.

משימה מס’ 31942 - ציקי ציין שלגבי התקלה בחדלות הפירעון (היו 637 תקריות שמהם 236 בחדלות פירעון)  נתבקשנו להוציא תחקור והתייחסות כנ"ל גם לגבי התקריות בחדלות פירעון בחציון הראשון, מהות התקלות וכיצד מתכוונים להתמודד איתם בהתאם למצגת שהוצגה ע"י דניאל סיינו בדיון. מתוך תקריות שסומנו כחדלות פירעון 40 תקריות לא שייכות לחדלות פירעון (הוצג שקף בעניין).

ניהול בעיות פתוחות - צוין שיש כרגע 17 בעיות פתוחות - פילוח לפי עדיפות ולפי גיל התקלות. צוין שחלק מהבעיות נפתרות לאט מאילוצים שונים ואולם בסופו של דבר רוב הבעיות נפתרות.

בעיות פתוחות בעדיפות עליונה - ציקי ציין שיש הרעה בביצועים של שיוך תיקים לרימון מלווה אותנו זמן רב. מבחינת סטטוס הטיפול - מחכים לשינוי בעבודה מול ה  Agile.

ניתוק שרתים וירטואליים ב DR - ציקי ציין שהיה שינוי שעשו לפני החג וזה פתר את הבעיה, בעיות תקשורת באתר המלך דוד מתעכב עקב הרחבת קווים. בוצעה אסקלציה מול בזק והנושא בטיפול.

אובדן  Ping’s ב DC - בעיה שנפתרה עקב שינוי בהגדרות של ה NSX.

תחקורים - ציקי ציין שיש את הבעיה של קליטת מתמחים דבר שמשפיע עלינו כל שנה. הנושא המרכזי שממשיך לככב זה הנושא של איפוסי סיסמאות. דבר שיוצר לנו פיק פעמיים בשנה. מתחבר בספטמבר גם לחזרה מחופשות הקיץ דבר שמעלה מאוד את העומס במרכז השירות.

תקלות מערכתיות - במהלך התקופה הנמדדת (Q3) אירעו 150 תקלות מערכתיות. במטריצת ההשפעה שהוצגה רואים קפיצה גדולה באזור האדום של מערכות שהשפיעו על כל הארגון בצורה כואבת. צוין שיש 19 אירועים אבל מתוכם 11 היו אירועים של צד ג’ (ממש"ז).

ששון ציין שהיה רוצה להפריד בין בעיות גלישה לבין תקלות של שירותים בתוך המשרד ומחוצה לו (הכוונה לשירותים לאזרח). ששון ציין שאותו מעניין לדעת כמה זמן השירותים לאזרח לא זמינים, מה רמת הזמינות של אתרי האינטרנט שלנו.

רמת שירות (SLA) וגיול פניות - ציקי ציין שבזמנו קיבל הנחיה מששון לגבי עובד חדש שמגיע אנחנו אמורים לקבל התראה של 3 שבועות מראש. דבר זה לא מעוגן היום ב SLA ובפועל אנחנו מיודעים רק 3 ימים לפני ומבקש את אישורו של ששון לפתוח רמת SLA לנושא זה. עניין זה חייב להיות מוגדר ומתועד כי זה פוגע לנו ברמת ה SLA שאנו נמדדים עליו תדיר. ששון ציין שלדעתו יש לבודד את רמת השירות של אספקת תחנות עבודה לבין אספקת רכיבים ולפי זה לקבוע SLA.

ציקי ציין שאין בעיה לפלח את ה SLA לפי שלשות ולהגדיר שתחנת עבודה מלאה מגדירים X זמן וציוד חלקי משאיר את הרף של 3 ימים. צוין שיש לא מעט קריאות בנושא אך אנחנו עומדים ב SLA.

הוצג פילוח העמידה ב SLA לפי צוותים ועולמות. ששון ציין שייתכן ונרצה לבצע בדיקה מחודשת של זמני ה SLA שהוגדרו בעבר כארוכים ואולי כדאי לבדוק האם ניתן לקצר את זמני הטיפול בתקלות שירות ותקלות מערכתיות.

הוצגה תמונת מצב של גיול פניות - חלוקה לפי החודשים, רואים שיש עומס בין 5-16 ימים. פינחס מוציא את הדו"ח אחת לתקופה ובפועל מתבצעות פעולות לצמצום זמני גיול הפניות.

ניתוח תקריות- מתבצע ניתוח ברמה שבועית וחודשית לפי סוגים. מה שעולה מתוך הבקרה נכנס לתחקור מעמיק (כדוגמת תחקור ה Outlook). ציקי ציין שרואים הרבה פניות על הגדרות, הדרכה וכו’.

מוקד השירות - ציקי ציין שיש כיום 18 עובדי מוקד בתקן מלא ועוד 5 משרות סטודנטים שמאיישים 2 תקנים. צוין שהיקף המענה לשיחות עלה ובעקבות כך השתפרו זמני ההמתנה.

קידום תהליך אסטרטגי - הוצג שקף מתלול השירות של חברת STKI . ששון ציין שכמו ציקי היה בהחלט רוצה להגיע לשלב ה WOW אך נדרש להכין תוכנית סדורה בכלי הניטור וההתראות, הסיסטם ומערכות נוספות. ששון ציין שאפשר להביא יועץ ממכרז המומחים ולהביא חברה שתיתן ייעוץ ממוקד כדי להגיע לתוצרים ברמה גבוהה. יש לציין מתחת לכל ריבוע בשקף  מתלול השירות של STKI את המדדים הרצויים שאנחנו רוצים להגיע אליהם.

חישוב ROI לשושי"ם ב SD (הוצגו דוגמאות של טעינת דוגמאות מקובץ ופתיחת פניות בן מתוך פניית אב))

אומדן שעות פיתוח - 550 שעות פיתוח

אומדן לחיסכון שעות חודשי - 893 שעות אדם

גורמים מטפלים ובקרה ניהולית - 583 שעות אדם

לקוחות - 60 שעות אדם

לקוחות ונציגים - 250 שעות אדם

שיפור תהליך ריענון גרסאות של כרום

רוב המשרד בגרסה 103. בשטח יצאה כבר גרסה 105 (ציקי ציין שמתן עדכן שיש כבר גרסת כרום 107). נדרש למצוא פתרון כיוון שהחשיפה כתוצאה מאי שדרוג הגרסה גבוהה

המלצה: לשחרר התקנה אוטומטית ולספוג את הסיכון לתקלות ניתן לבצע בצורה מושכלת לצמצום סיכונים ע"י שליטה על ה"ברז"

ציקי ציין שהוא ממליץ לעשות פיילוט מול 3 יחידות בנושא שדרוג הכרום לגרסה 105. סוכם שצריך להתקדם עם הפיילוט בהקדם.

ילדי העובדים - ציקי ציין שהאירוע הזה מייצר לנו עוד מופע דמוי מתמחים.  קיבלנו הודעה שיגיעו 600 ילדי עובדים שהגיעו בשני סבבים של 3 שבועות כל סבב.

בשונה משנים קודמות אושרה עבודה של ילדי עובדים במערכות המשרד. ניסינו לארגן פתרון שלא עבד כמו שחשבנו. הוקמו 330 חשבונות כשבסבב הראשון נפתחו כ 200 פניות. בפועל, מתוך 330 החשבונות רק 185 ילדי עובדים התחברו.

התקבלו פניות מהורי הילדים במקום פנייה שאמורה לצאת מהאמרכל.